Zagreb Clubhouse Golf vjencanja eventi restoran teambuilding konferencije

Organizacija evenata

Otkrijte kako organizacija eventa i duck face rule idu zajedno! Inspirirajte se idejama za WOW efekt o kojem će svi pričati

Organizacija evenata uvijek nas nekako zatekne krajem ljeta i početkom jeseni. Povratak u svakodnevicu svima koji žele organizirati neki događaj veliki je plus kada se očekuje određeni broj uzvanika, predavača ili prodanih ulaznica. U ovom blogu donosimo bitne komponente eventa na koje moramo obratiti pozornost pri organizaciji, bez obzira na tip eventa.

STVORITE EVENT S OSJEĆAJEM

Kako biste znali u kojem smjeru ići s organizacijom, važno je na samom početku odrediti svrhu odnosno cilj eventa te targetirati publiku. Želite li njime promovirati novi proizvod, proširiti i ojačati poslovni krug, nagraditi svoje zaposlenike teambuildingom neki su od faktora koji će utjecati na format organiziranog događanja. Hoće li vaš event izgledati kao konferencija ili seminar, TED talk, neformalno druženje, radionica na otvorenom ili u zatvorenom ovisi o željama i svrsi eventa.

Zamijenite „ups“ s „uvp“ unique value proposition! Odnosno kreirajte event koji će biti jedinstven te imati dodanu vrijednost koja će u današnje vrijeme najviše biti vidljiva na društvenim mrežama. Naime, svi event organizatori složit će se da je jedan od pokazatelja uspješnog eventa kada Facebook i Instagram preplave fotografije i statusi s događanja. Stvorite poseban osjećaj, spojite zabavu i business te budite opušteni i profesionalni u isto vrijeme.

SVE STAVITE U TABLICE – OSIM EMOCIJA

Nakon što znamo kakvu vrstu eventa želimo jednako je važno odrediti budžet. Troškove je najpraktičnije zapisivati u tablice znane kao spreadsheets, a za cjelokupno planiranje možete koristiti aplikacije kao što su Trello ili Asana. Kod budžetiranja na umu uvijek treba imati i nepredvidive troškove. Zamislite situaciju u kojoj organizirate event na otvorenom, ali odjednom počne padati kiša.

Upravo je za takve situacije važno imati plan B koji u Clubhouse Golfu možete vrlo lako provesti u djelo. Opcija evenata na otvorenom usred predivnih golf terena, na terasi ili u dvoranama predstavlja funkcionalnu lokaciju na kojoj možete žonglirati između ova dva svijeta i prilagođavati event prema nečem nestabilnom baš kao što je vremenska prognoza. Dodatne informacije o opremljenosti dvorana, organizaciji evenata te besplatnom parkingu i wifi-u možete pronaći ovdje.

Neki od najvažnijih troškova koje ima gotovo svaki event:

Najam prostora
Hrana i piće
Tehnička oprema
Glazba
Govornici
Dekoracije
Program
Pokloni

Živimo u vremenu kada je događanja uistinu jako puno; na raznim lokacijama, različitih tema, seminara, konferencija, festivala, usred tjedna, preko vikenda. Svatko od nas posjeti ih nekoliko godišnje, no pri organizaciji vlastitog eventa mudro je promisliti kako obične stvari učiniti zanimljivijima. Kako napraviti nešto inovativno, kako doći do onog WOW efekta kod publike zbog kojih se eventi pamte!

Evo nekoliko ideja koje bi vam mogle poslužiti za razvoj vlastitog kreativnog koncepta:

Specifičnost odabrane lokacije eventa iskoristite na jedinstven i cool način (primjerice golf terene ako se radi o teambuildingu, ali i zelenilo ako se radi o npr. prirodnoj liniji proizvoda)
Razmislite koju vrstu hrane izabrati za svoj event i na koji način ju servirati (ako se radi o eventu putničke agencije hrana može biti u formi tapasa, a dekoracije prilagođene španjolskom stilu)
Ponudite zabavan i koristan sadržaj, nešto u čemu će vaša publika uistinu uživati
Obratite pozornost na izgled ulaza na vaš event te ga učinite efektnim (to se može postići cvjetnom instalacijom koja može poslužiti kao photo corner, balonima, glazbom)
Neka dekoracije budu interaktivne (primjerice ako se radi o predstavljanju novog gina, kao dekoracije na stolu možete postaviti staklenke sa začinima poput borovice, crvenog papra, pupoljaka ruže te će vaši gosti moći sami začiniti svoj gin tonic i razmjenjivati dojmove s drugim gostima)
Iskoristite mogućnosti rasvjete na najbolji mogući način
Razmotrite opciju tematskog eventa (ako se radi o luksuznom proizvodu ili usluzi dobar primjer može biti The Great Gatsby)
Osigurajte goodie bag za sve (neka to bude koristan i originalan poklon ili kombinacija više manjih poklona vaših sponzora koji će zaista razveseliti goste)

DOBAR I UIGRAN TIM MOZAK JE SVAKOG EVENTA

Bez obzira na veličinu eventa važno je imati dobar tim. Najvažnije komponente ostaju iste bez obzira radi li se o manjem ili većem događanju, a kada želite raspodijeliti taskove važno je imati osobe na koje se mogu osloniti organizatori i gosti. Motivirajte svoj tim jer svaki zadatak može biti obavljen, no odličan tim će svoje zadatke ispuniti na najbolji mogući način. To je važno za dvije bitne točke koje određuju zadovoljstvo gostiju eventom – način na koji su gosti bili primljeni na eventu te za cjelokupnu atmosferu.

JESTE LI ČULI ZA FUNNY DUCK FACE RULE?

Ne, ne mislimo na fotografije s napućenim usnama, već na situaciju koja je poznata svima onima koji su bar jednom nešto organizirali. Nervoza, iščekivanje, a posebice ako se dogodi neka nepredvidiva situacija. U tom trenutku je važno primijeniti ovo pravilo gdje se ponašate smireno i iskreno smiješite svojim gostima, kao da je sve pod savršenom kontrolom, dok pod stolom možda nervozno lupkate nogama – no ti nitko ne vidi! Svaki takav trenutak ne morate prolaziti sami jer Clubhouse Golf tim ima dugogodišnje iskustvo kojim vam može pomoći u svim mirnim i nemirnim situacijama. Također s nama možete dogovoriti raznolike sadržaje i radionice neovisno o godišnjem dobu, a više možete saznati ovdje.

MJERITE I ZATRAŽITE FEEDBACK

Koliko god mislite da je vaš event bio uspješan, uvijek je korisno zatražiti povratnu informaciju od gostiju i to kako biste znali je li sve uistinu prošlo glatko, koji dio događanja im se najviše svidio ili što je nedostajalo. Naime, kako biste mogli svojim gostima dati više na nekom budućem eventu, morate od njih primiti povratnu informaciju. To možete napraviti u obliku ankete, a osim fizičke ankete koju mnogi možda ne žele ispuniti na licu mjesta, kreirajte link koji vodi na online anketu, a koji ćete svojim gostima poslati putem elektroničke pošte. Kada mjerite uspješnost eventa nemojte se samo voditi jednim pokazateljem jer takav pristup često vodi do pogrešnih rezultata. Postavljanjem kvalitetnih pitanja možete doći do vrijednih informacija koje će unaprijediti način rada i promišljanja!

IZBORNIK